Oznámenie o ochrane osobných údajov zamestnancov

Oznámenie o osobných údajoch

Toto oznámenie obsahuje informácie o tom, ako spoločnosť VOLVO spracováva vaše osobné údaje.

Spoločnosť, v ktorej ste zamestnaný/á (ďalej len „VOLVO”) je správcom osobných údajov, ktoré spoločnosť VOLVO získa od vás a z ďalších zdrojov uvedených nižšie. Správca znamená, že spoločnosť VOLVO je subjektom, ktorý rozhoduje o účele a spôsobe spracovania vašich osobných údajov. Spoločnosť VOLVO je zodpovedná za spracovanie vašich osobných údajov v zmysle príslušných zákonov a predpisov o ochrane dát. Spracovanie vašich osobných údajov spoločnosťou VOLVO je potrebné v súvislosti s vaším zamestnaním v spoločnosti VOLVO. Ak máte otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov, kontaktujte, prosím, pracovníka spoločnosti VOLVO zodpovedného za ochranu údajov.

 

Spoločnosť VOLVO môže spracúvať nasledujúce kategórie osobných údajov. Upozorňujeme vás, že spoločnosť VOLVO nemusí nutne spracúvať všetky osobné údaje uvedené nižšie. Majte, prosím, na pamäti, že príklady uvedené v jednotlivých kategóriách nepredstavujú vyčerpávajúci zoznam.

 

Údaje o jednotlivcovi, ako je meno, dátum narodenia, číslo sociálneho poistenia (alebo ekvivalent), pohlavie, národnosť, preferovaný jazyk, rodinný stav, fotografia.

Firemné údaje, ako je číslo zamestnanca, popis práce, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, obchodná jednotka, oddelenie, manažér, priami podriadení.

Kontaktné údaje, ako je pracovná adresa, domáca adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo.

Údaje o kompenzácií a zamestnaneckých výhodách, ako je mzda, prehodnotenia mzdy, zrážky daní, informácie o dôchodku, údaje o bankovom účte.

Údaje týkajúce sa administratívy súvisiacej so zamestnaneckým pomerom, ako je pracovná zmluva a iné dohody medzi vami a spoločnosťou VOLVO, prihlášky, žiadosti alebo iné formuláre, napr. rodičovská dovolenka, údaje o dátume nástupu a dátumu odchodu.

Časové údaje, ako je pracovný čas, odpracované hodiny, dovolenka, neprítomnosť (rodičovská dovolenka, práceneschopnosť atď.).

Údaje o členstve v odboroch, ak existuje a je relevantné.

Bezpečnostné údaje, ako sú prístupové karty, prístupové práva a používanie prístupových kariet a prístupových práv.

Údaje týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ako sú informácie o práceneschopnosti, plány na rehabilitáciu, incidenty súvisiace s výkonom práce, zdravotné vyšetrenia.

Údaje týkajúce sa výroby, opravy a servisu, ako monitorovanie a zaznamenávanie činností, ktoré ste vykonali v súvislosti s výrobou, údržbou, opravou alebo servisom vozidiel.

Údaje týkajúce sa výkonu a hodnotenia, ako sú hodnotenia, posudky a disciplinárne záznamy, ak existujú.

Údaje o spôsobilostiach, ako sú údaje o školeniach a vzdelávacích aktivitách.

Údaje týkajúce sa cestovania, ako sú informácie o služobných cestách, podrobnosti o rezerváciách, číslo pasu, číslo firemnej kreditnej karty, faktúry a dávky týkajúce sa cestovania.

Údaje help-desku a podpory, ako sú otázky od vás/vášho manažéra/oddelenia ľudských zdrojov týkajúce sa vášho zamestnaneckého pomeru alebo vybavenia IT alebo podpora, ktorá vám bola poskytnutá v tejto súvislosti.

Údaje súvisiace s IT, ako je prihlasovacie meno, heslá, podrobnosti o prihláseniach, ako aj údaje a záznamy o vašom používaní IT vybavenia, aplikácií a služieb spoločnosti VOLVO v súlade so zásadami IT spoločnosti VOLVO, a to z času na čas podľa potreby.

 

Konkrétne uvádzame, že členstvo v odboroch a niektoré aspekty údajov týkajúcich sa bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci sa podľa platných zákonov o ochrane údajov považujú za citlivé údaje a musí sa s nimi zaobchádzať mimoriadne starostlivo. Konkrétne uvádzame, že citlivé údaje je možné spracúvať výhradne v prípade právnych záväzkov, v prípade povolenom dohodou o kolektívnom vyjednávaní alebo v prípade výslovného súhlasu.

 

Vezmite, prosím, na vedomie aj to, že určité údaje generované vozidlami (napr. číslo vozidla/podvozka, signály) sa generujú automaticky pri používaní produktu, ktorý vlastní spoločnosť Volvo, napr. nákladné vozidlo. Spoločnosť VOLVO však tieto údaje nepoužíva, pokiaľ sa ich použitie nespája s testovaním, riešením problémov týkajúcich sa kvality alebo s účelmi vývoja produktu. Upozorňujeme, že táto časť sa nevzťahuje na firemné vozidlá.

 

Spoločnosť VOLVO môže spracúvať aj obmedzené množstvo osobných údajov (meno a kontaktné údaje) osôb, ktoré ste určili ako osoby, ktoré má spoločnosť VOLVO kontaktovať v prípade núdzovej situácie. V niektorých krajinách sa môžu spracúvať na určité účely súvisiace so zamestnaneckými výhodami alebo požiadavkami pracovného práva aj ďalšie príbuzné údaje.

Spoločnosť VOLVO bude spracúvať vaše osobné údaje na základe niektorého z nasledujúcich právnych základov (viac informácií sa dozviete nižšie).

 

Právny záväzok. Príklad: Spoločnosť VOLVO môže mať zákonnú povinnosť nahlasovať vaše príjmy daňovému úradu.

 

Zmluvný záväzok. Príklad: Spoločnosť VOLVO musí spracúvať vaše osobné údaje na to, aby vám mohla vyplatiť zmluvne dohodnutú mzdu.

 

Legitímny záujem. Legitímnym záujmom spoločnosti VOLVO je bežné riadenie každodennej prevádzky, zabezpečenie svojich priestorov a vybavenia a udržiavanie internej kontroly. Aby bolo spracúvanie osobných údajov založené na legitímnom záujme, spoločnosť VOLVO každý prípad posudzuje individuálne. Príklady: Spoločnosť VOLVO potrebuje spracúvať určité osobné údaje na to, aby umožnila administratívnu činnosť súvisiacu so služobnými cestami, pri ktorej je legitímnym záujmom spoločnosti VOLVO riadiť svoju každodennú prevádzku, alebo spoločnosť VOLVO potrebuje spracúvať určité osobné údaje na to, aby zhodnotila stav svojho vybavenia IT, pri ktorom je legitímnym dôvodom spoločnosti VOLVO zabezpečenie svojho vybavenia.

 

Vo výnimočných prípadoch, a to len v prípadoch, na ktoré sa neuplatňuje žiadny iný právny základ, vás môže spoločnosť VOLVO požiadať o výslovný súhlas so spracovaním vašich osobných údajov.

 

Spoločnosť VOLVO bude spracúvať vaše osobné údaje, ktorých príklady sú uvedené vyššie, na všeobecné účely uvedené nižšie. Majte, prosím, na pamäti, že príklady uvedené v rámci jednotlivých účelov nepredstavujú vyčerpávajúci zoznam.

 

Administratíva (bežne na základe zmluvného záväzku alebo legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie vašej registrácie v systémoch spoločnosti VOLVO a všeobecná administratíva vášho pracovného pomeru v spoločnosti VOLVO

 

Oprávnenie riadneho používania licencie

 

Oprávnenie uchovávania aktualizovanej organizačnej štruktúry a záznamov o zamestnancoch, vrátane výroby interných správ a štatistík

 

Oprávnenie vyplácania mzdy, dôchodku a ostatných zamestnaneckých výhod vašej osobe, ako aj prehodnotenia mzdy, vrátane výroby interných správ a štatistík

 

Oprávnenie sledovania pokroku projektov

 

Vytváranie správ (bežne na základe právneho záväzku alebo legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie vytvárania správ orgánom podľa zákonných požiadaviek, ako napr. daňovému úradu

 

Oprávnenie uchovávania záznamov o pracovnom čase/neprítomnosti/dovolenke na účely odmeňovania i fakturácie

 

Požiadavka pracovného práva (bežne na základe právneho záväzku)

 

Oprávnenie plnenia záväzkov spoločnosti VOLVO v súlade s dohodami o kolektívnom vyjednávaní s odbormi alebo v súlade s pracovným právom

 

Bezpečnosť pracovného prostredia a bezpečnosť produktov (bežne na základe právneho záväzku alebo legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie plnenia záväzkov spoločnosti VOLVO poskytovať bezpečné pracovné prostredie (vrátane kontroly a predchádzania neoprávneného prístupu do priestorov spoločnosti VOLVO alebo jej vybavenia) a iných záväzkov týkajúcich sa pracovného prostredia, ktoré opisujú zákony o pracovnom prostredí alebo zákony pracovného práva

 

Oprávnenie plnenia záväzkov spoločnosti VOLVO týkajúcich sa bezpečnosti a kvality produktov

 

Rozvoj zamestnancov (bežne na základe právneho alebo zmluvného záväzku alebo legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie činností týkajúcich sa rozvoja/zlepšenia kompetencií ako aj hodnotení a posudkov výkonu

 

Oprávnenie a navrhovanie školení a vzdelávacích aktivít

 

Činnosti súvisiace s prácou zamestnanca (bežne na základe právneho alebo zmluvného záväzku alebo legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie výkonu vašich pracovných úloh, ako je písanie e-mailov, vytváranie dokumentov, správ, prezentácií, nákresov atď.

 

Oprávnenie služobných ciest

 

Oprávnenie odpovedania na otázky od vás/vášho manažéra/oddelenia ľudských zdrojov týkajúce sa vášho zamestnaneckého pomeru alebo vybavenia/služieb IT alebo poskytovania podpory potrebnej na výkon vašich pracovných úloh

 

Oprávnenie následnej kontroly zásad spoločnosti VOLVO, vrátane obchodného poriadku skupiny Volvo Group a zásad IT spoločnosti VOLVO, a to z času na čas podľa potreby, na zaistenie, že sa tieto zásady dodržiavajú, a na vyšetrovanie podozrenia zo zakázaných činností

 

Výskum a vývoj a riešenie kvalitatívnych problémov (bežne na základe legitímneho záujmu)

 

Oprávnenie činností výskumu a vývoja týkajúcich sa produktov spoločnosti Volvo (napr. nákladné vozidlá), zahrňujúc používanie údajov o vozidle vytvorených počas vášho používania produktu, ktorý vlastní spoločnosť Volvo (pozri vyššie)

 

Oprávnenie riešenia kvalitatívnych problémov týkajúcich sa produktov spoločnosti Volvo (napr. nákladné vozidlá), zahrňujúc používanie údajov o vozidle počas vášho používania produktu, ktorý vlastní spoločnosť Volvo (pozri vyššie)

Spoločnosť VOLVO primárne získava vaše osobné údaje od vás, vášho manažéra, oddelenia ľudských zdrojov alebo tretej strany, na ktorú ste nás odporučili v súvislosti so získaním vašich osobných údajov. Niektoré osobné údaje môžu byť tiež generované automaticky systémom IT (alebo ekvivalentom) spoločnosti VOLVO, napr. pri vytváraní vašich prihlasovacích údajov do systémov VOLVO.

Spoločnosť VOLVO nebude bežne zdieľať vaše osobné údaje s nikým mimo skupiny Volvo Group, pokiaľ to nevyžaduje zákon, nariadenie alebo dohoda o kolektívnom vyjednávaní. Spoločnosť VOLVO však môže, ak je to nevyhnutné na plnenie účelu spracúvania osobných údajov, zdieľať vaše osobné údaje s inými spoločnosťami skupiny Volvo Group, vrátane spoločností mimo EÚ/EHS. Spoločnosť Volvo tiež môže, ak je to nevyhnutné na plnenie účelu spracúvania osobných údajov, zdieľať vaše osobné údaje s dodávateľmi tretích strán, vrátane dodávateľov mimo EÚ/EHS. Spoločnosť VOLVO vo všetkých prípadoch použije primerané úsilie na uistenie, že sú zavedené vhodné bezpečnostné opatrenia, ktoré poskytujú vhodnú úroveň ochrany vašich osobných údajov, ako to vyžaduje platný zákon na ochranu osobných údajov. Môže to občas zahŕňať napríklad zavedenie zmlúv týkajúcich sa spracúvania osobných údajov medzi jednotlivými spoločnosťami alebo medzi externými spoločnosťami na základe štandardných zmluvných doložiek schválených EÚ, ochranného štítu medzi EÚ a USA alebo iných mechanizmov, ktoré boli uznané alebo schválené príslušnými orgánmi. V prípade otázok týkajúcich sa takého prenosu sa obráťte na pracovníka spoločnosti VOLVO zodpovedného za ochranu údajov.

Spoločnosť VOLVO bude uchovávať vaše osobné údaje počas trvania vášho zamestnaneckého pomeru. Po skončení vášho zamestnaneckého pomeru bude spoločnosť VOLVO uchovávať iba tie osobné údaje, ktoré sa považujú za nevyhnutné na splnenie účelu, na ktorý boli zozbierané, a to iba pokým sa tento účel nenaplní, alebo na dobu, ak je dlhšia, ktorá sa vyžaduje na splnenie miestnych právnych, daňových záväzkov alebo záväzkov týkajúcich sa dávok alebo na splnenie právnych požiadaviek v prípade aktuálneho, hroziaceho alebo očakávaného sporu alebo nároku.

Máte právo požiadať o prístup k vašim osobným údajom. Máte tiež právo požiadať spoločnosť VOLVO o opravu alebo odstránenie vašich osobných údajov alebo obmedziť ich spracúvanie. Môžete tiež podať námietku voči spracúvaniu vašich osobných údajov spoločnosťou VOLVO alebo požiadať o ich portabilitu. Majte však na pamäti, že spoločnosť VOLVO nemusí byť vždy povinná vyhovieť požiadavke na odstránenie, obmedzenie, podanie námietky alebo portabilitu údajov. Rozhodnutie sa bude vykonávať individuálne pre každý prípad na základe právnych záväzkov spoločnosti VOLVO a výnimiek z takýchto práv.

Ďalšie informácie o právach dotknutej osoby